Szanowni Państwo,

w związku z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE, zwanego dalej RODO, prosimy o zapoznanie  się z poniższymi informacjami dotyczącymi sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych.

SŁOWNIK POJĘĆ:

• cookie – jest to niewielka informacja zapisywana przez serwer na komputerze Użytkownika, którą serwer może odczytać przy ponownym połączeniu się z tego komputera;
• log systemowy – jest to informacja, jaką przekazuje serwerowi komputer Użytkownika przy każdym połączeniu, może zawierać różne dane (np. numer IP), z których można mniej lub bardziej dokładnie ustalić skąd nastąpiło połączenie;
• serwis – strona internetowa www.smnaftowiec.pl
• adres IP – indywidualny numer, który z reguły posiada każdy komputer podłączony do Internetu, numer IP może być na stałe związany z danym komputerem (statyczny) lub przydzielony mu na dane połączenie (dynamiczny);
• protokół SSL – specjalny standard przesyłania danych w Internecie, w którym transmisja jest kodowana, w odróżnieniu od zwykłego przesyłania, gdzie transmisja odbywa się otwartym tekstem.

1. Administratorem państwa danych osobowych jest: Spółdzielnia Mieszkaniowa “Naftowiec”
   Stefana Wyszyńskiego 11 A
   65-536 Zielona Góra
   NIP: 9730009863,
   zwana dalej SpółdzielniąSpółdzielnia Mieszkaniowa “Naftowiec” powołała Inspektora Ochrony Danych Osobowych Panią Urszulę Giercarz, z którym można się kontaktować poprzez przesłanie wiadomości e-mail: iod@smnaftowiec.pl
2. Spółdzielnia, administruje dziesięcioma budynkami w Zielonej Górze. Ogółem posiadamy 685 mieszkań, oraz 28 lokali użytkowych. spółdzielnia zrzesza 754 członków, a w zasobach spółdzielni mieszka 1650 osób. W związku z tym przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących celach?
   1. dane osobowe członków Spółdzielni przetwarzana są w celu realizacji statutowej działalności Spółdzielni. Dane przetwarzane są na podstawie przepisów Prawa spółdzielczego z dnia 16.09.1982 r. oraz Ustawy z dnia 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych- art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   2. dane osobowe mieszkańców – w celu obsługi nieruchomości. Dane przetwarzane są na podstawie Ustawy z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali oraz Ustawy z dnia 15.12.2000 r. o spółdzielnia mieszkaniowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   3. dane osobowe najemców, dzierżawców, zleceniobiorców są przetwarzane w celu realizacji umowy – art. 6 ust. 1 lit b RODO;
   4. dane osób biorących udział w procesie przetargowym przetwarzane są w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego, np. ogłoszenie przetargu w związku z remontami, modernizacją budynków. Dane te dotyczą osób / podmiotów biorących udział w procesie przetargowym w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp” –   6 ust.1 lit c RODO;
   5. dane dotyczące zgłaszania usterek/ awarii są przetwarzane w celu wykonania niezbędnych napraw zgłaszanych przez mieszkańców Spółdzielni – art. 6 ust. 1 lit b RODO;
   6. dane dotyczące wizerunku są przetwarzane w celu ochrony osób i mienia. Dane z monitoringu wizyjnego są przetwarzane przez okres nieprzekraczający 10 dni – art. 6 ust. 1 lit f RODO;
   7. Wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, np. w celu wystawienia faktury – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   8. Rozpatrywania skarg, wniosków i reklamacji – art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO;
   9. Ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
   10. Prowadzenia fanpage (SM-Naftowiec) na Facebook Ireland LTD. Administratorem Twoich danych osobowych przetwarzanych w ramach niniejszego fanpage’a jest przede wszystkim Facebook Ireland Ltd. – spółka, z którą możesz skontaktować się przez Internet, wypełniając formularz kontaktowy na stronie: https://www.facebook.com/help/contact/2061665240770586 lub drogą pocztową pod adresem: Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland. Cele przetwarzania Twoich danych, podstawa prawna, kategorie danych osobowych i inne informacje wymagane przez RODO opisane są na stronie: https://www.facebook.com/about/privacy/. W zakresie, w jakim decydujemy o celach i sposobach przetwarzania Twoich danych administratorem Twoich danych osobowych jest również Spółdzielnia Mieszkaniowa „Naftowiec” Twoje dane osobowe przetwarzane są w celu należytego wykonywania umowy, jeśli taka z nami Cię wiążę oraz realizowania prawnie uzasadnionych interesów Administratora, m.in. dostarczania aktualnych informacji o działalności kancelarii, marketing bezpośredni, prowadzenia statystyk związanych z badaniem rynku i ruchu internetowego na naszym fanpage, oceny zainteresowania usługami oraz treściami zamieszczanymi na fanpage oraz ulepszaniem jego zawartości. W związku z tym masz prawo do: dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, prawo do żądania usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu oraz prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
3. Spółdzielnia jako pracodawca, przetwarza państwa dane osobowe w następujących celach:
   1. Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami ( art. 6 lit. a, b, c oraz f RODO; art. 9 ust. 2 lit. a, b, h RODO).
   2. Prowadzenia rekrutacji (art. 6 ust. 1 lit. a, c RODO – dot. kandydatów na pracowników); art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO – dot. kandydatów na współpracowników. Dane dot. rekrutacji będą przechowywane do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.
4. Jak długo przetwarzamy państwa dane?
   1. Przez okres istnienia stosunku prawnego pomiędzy Spółdzielnią a lokatorem (np. umowa najmu, dzierżawy), a po jego zakończeniu oraz istnienia lokalu w ramach indywidualnych akt konkretnego lokalu – przy czym dane osób, które nie są obecnymi lokatorami nie są dostępne na bieżąco i podlegają archiwizacji;
   2. jeżeli tylko pozwalają na to przepisy, część informacji usuwana jest w krótszym okresie czasu – dotyczy to wszelkich tych informacji, które nie wchodzą w skład akt konkretnego lokalu;
   3. przez okres trwania stosunku członkostwa, a po jego zakończeniu przez okres działania Spółdzielni, w ramach „rejestru członków spółdzielni” prowadzonego na podstawie art. 30 ustawy prawo spółdzielcze;
   4. przez okres działania Spółdzielni oraz istnienia lokalu w ramach indywidualnych akt konkretnego lokalu (teczek lokalu) – przy czym dane osób, które nie są obecnymi lokatorami nie są dostępne na bieżąco i podlegają archiwizacji;
   5. jeżeli tylko pozwalają na to przepisy, część informacji usuwana jest w krótszym okresie czasu – dotyczy to wszelkich tych informacji, które nie wchodzą w skład akt konkretnego lokalu;
   6. Rozliczenia finansowe – przez okres do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (5 lat po roku , w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które zobowiązywało do wystawienia dokumentu księgowego);
   7. Monitoring – nagrania obrazu są przetwarzane wyłącznie do celów, do których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający miesiąca od dnia nagrania lub do czasu wniesienia uzasadnionego sprzeciwu, chyba, że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas nagranie jest przechowywane do czasu jego zakończenia;
   8. Rekrutacja – do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok;
   9. Pracownicy – zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez okres 50 lub 10 lat. 10- letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy pracowników zatrudnionych po 1.01.2019 r. W przypadku pozostałych pracowników, dokumentacja będzie przechowywana przez okres 50 lat;
   10. Przetargi publiczne – zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
5. Kto jest odbiorcą państwa danych osobowych?
   1. Państwa dane osobowe, w niezbędnym do tego zakresie, mogą zostać udostępnione podwykonawcom związanym ze Spółdzielnią umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, jak również kancelariom prawnym oraz firmom:
      • zapewniającym usługi informatyczne (hosting, oprogramowanie, serwis),
      • dokonującym odczytów i rozliczenia mediów, c. dokonującym przeglądów instalacji i napraw usterek / usuwania skutków awarii.
   2. W przypadku kandydatów do pracy – portalom rekrutacyjnym;
   3. Organom Państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa;
   4. W związku z ze statusem członka Spółdzielni – w niektórych sytuacjach, w zakresie określonym przez przepisy prawa – dane będą mogły być udostępniane innym członkom (np. w ramach omawiania spraw na Walnym Zgromadzeniu);
   5. W innych sytuacjach dane lokatora mogą być udostępnione innym osobom wyłącznie po wykazaniu przez nie ważnych podstaw do przetwarzania danych osobowych.
6. Dobrowolność podania przez ciebie danych osobowych:
   1. Co do zasady, Spółdzielnia wymaga podania tylko takich danych, które są absolutnie konieczne do jej działania;
   2. podanie danych jest dobrowolne lecz konieczne do wypełnienia działalności statutowej Spółdzielni.
7. Jakie mają państwo prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez spółdzielnię:
   1. Dostępu do danych osobowych; sprostowania  danych osobowych; usunięcia  danych osobowych; ograniczenia przetwarzania danych osobowych; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz ich przeniesienia.
   2. Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, która może zostać wycofana w dowolnym momencie w taki sam sposób, w jaki została wyrażona (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem jej wykorzystania przed cofnięciem).
   3. Wniesienia skargi  do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi
8. Wykorzystanie plików cookies
   1. Serwis, zgodnie z art. 173 Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne, korzysta z plików Cookies, stanowiących dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są na Państwa urządzeniu końcowym. Pliki Cookies, zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
   2. Przetwarzanie plików cookies w serwisie ( art. 6 ust.1 lit. f RODO). Dane dotyczące każdej wizyty mogą być zbierane automatycznie. Dotyczy, to m.in. danych, tj. adres IP komputera, typ przeglądarki. Dodatkowo serwis może wykorzystywać ciasteczka (cookies).
   3. W celu udoskonalenia funkcjonalności
   4. Spółdzielnia oświadcza, że wykorzystuje pliki cookies. Pliki cookies będą wykorzystywane w celu:
      • ułatwienia korzystania z serwisu podczas jego przeglądania;
      • późniejszego skojarzenia w przypadku ponownego połączenia serwisu z urządzeniem na którym zostały zapisane;
      • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób korzystali Państwo ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
      • dostosowania zawartości serwisu do określonych preferencji oraz optymalizacji korzystania z dostosowanych do Państwa indywidualnych potrzeb.
   5. W ramach Serwisu wykorzystujemy następujące rodzaje plików cookies:
      • „sesyjne” – przechowywane są w urządzeniu końcowym do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki internetowej;
      • „stałe” – przechowywane w urządzeniu końcowym przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia;
      • „wydajnościowe” – umożliwiają zbieranie informacji o sposobie korzystania ze strony internetowej;
      • „niezbędne” – umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej;
      • „funkcjonalne” – umożliwiające zapamiętanie wybranych ustawień i personalizację interfejsu;
      • „własne” – zamieszczane przez Serwis;
      • „zewnętrzne” – pochodzące z witryny zewnętrznej niż Serwis.
   6. Informacje w żaden sposób nie są łączone z Państwa danymi osobowymi i nie są wykorzystywane do określenia tożsamości. Zakres informacji zbieranych automatycznie zależy od ustawień przeglądarki internetowej. Powinni Państwo sprawdzić ustawienia swojej przeglądarki, aby dowiedzieć się jakie informacje są udostępniane przez przeglądarkę automatycznie lub w celu dokonania zmiany tych ustawień. W tym celu prosimy o zapoznanie się z treścią „Pomocy” używanej przeglądarki internetowej.
   7. Zmiana warunków przechowywania lub otrzymywania plików cookies jest możliwa poprzez konfigurację ustawień w przeglądarkach internetowych, np.:
      • w przeglądarce Internet Explorer
      • w przeglądarce Microsoft Edge
      • w przeglądarce Mozilla Firefox
      • w przeglądarce Chrome
      • w przeglądarce Opera
      • w przeglądarce Safari
   8. Oprogramowanie do przeglądania serwisu, tj. przeglądarka internetowa, zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym. Mogą Państwo dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies.
   9. Jeśli nie chcą Państwo otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia swojej przeglądarki. Jednak wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa lub utrzymania preferencji może utrudnić, a w skrajnych przypadkach także uniemożliwić korzystanie ze strony internetowej.

Dziękujemy za uwagę,

Spółdzielnia Mieszkaniowa „Naftowiec”